Welche geschäftlichen Unterlagen können 2022 in den Reisswolf?

Unternehmer können ab 1.1.2022 wieder Platz schaffen und einen Teil ihrer Steuerbelege aus den Vorjahren schreddern.

Jeder Kaufmann ist allerdings verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei unterscheidet man Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.

Folgende Unterlagen können ab 01.01.2022 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2011 und früher
  • Inventare, die bis zum 31.12.2011 aufgestellt worden sind
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2011 oder früher aufgestellt worden sind
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2011 oder früher
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien abgesendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2015 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2015 oder früher

Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen beginnen. Die Frist beginnt vielmehr erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Änderung im betreffenden Dokument vorgenommen wurde. Klären Sie daher vorab den Zeitpunkt der letzen Eintragung bevor Sie Unterlagen dem Reiswolf zuführen. Hiernach addieren Sie die Aufbewahrungsfrist ab dem folgenden Kalenderjahr.

Beispiel: In der Buchführung 2019 wurden letztmals im April 2021 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für diese Steuerunterlagen des Jahres 2018?

   6-jährige Aufbewahrungspflicht   10-jährige Aufbewahrungspflicht 
 Beginn der Frist  31.12.2021  31.12.2021
 Ende der Frist  31.12.2027  31.12.2031
 Erlaubte Entsorgung ab  01.01.2028  01.01.2032

Um böse Überraschungen bei einer späteren Betriebsprüfung auszuschließen, sollten Sie größere Aktenvernichtungen am besten immer vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III hat die Finanzverwaltung das Recht erhalten, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Der Prüfer kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die Datenverarbeitungssysteme mussten bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AGAO geregelt. Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt.

Ab 01. Januar 2022 können die Unterlagen der folgenden Jahrgänge vernichtet werden ê       

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ê       

 

A
Abbaumeldungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Abfallsammelmeldungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Abhängigkeitserklärungen 10 Jahre    2011 
Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 10 Jahre    2011 
Ablaufdiagramme (wenn zur Buchführung erforderlich) 10 Jahre    2011 
Abrechnungsübersichten   0 Jahre   sofort
Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Abschlagszahlungen 10 Jahre    2011 
Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre    2011 
Abschlusskonten 10 Jahre    2011 
Abschlussrechnungen 10 Jahre    2011 
Abschreibungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Abtretungserklärungen (nach Erledigung)   6 Jahre    2015 
Abwertungsbelege 10 Jahre    2011 
Akkordunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Akkreditive   6 Jahre    2015 
Aktenregister (allgemein)   0 Jahre   sofort
Aktenvermerke   6 Jahre    2015 
Aktenvermerke (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse   6 Jahre    2015 
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre    2011 
Angebote (mit Folgeauftrag)   6 Jahre    2015 
Angebote (ohne Folgeauftrag)   0 Jahre   sofort
Angestelltenversicherung Belege (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Anhang (zum Jahresabschluss) 10 Jahre    2011 
Anlageninventare 10 Jahre    2011 
Anlagenkartei 10 Jahre    2011 
Anlagenunterhaltungskosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Anlagenverzeichnis 10 Jahre    2011 
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre    2011 
Anleihebücher 10 Jahre    2011 
Anleihen   6 Jahre    2015 
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen   6 Jahre    2015 
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)   6 Jahre    2015 
Anzahlungsunterlagen   6 Jahre    2015 
Arbeitgeberzuschusskarten   6 Jahre    2015 
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)   6 Jahre    2015 
Arbeitsaufträge   0 Jahre   sofort
Arbeitsplatzbeschreibungen   0 Jahre   sofort
Auftragsbestätigungen   6 Jahre    2015 
Auftragsbücher   6 Jahre    2015 
Auftragseingangs- und Bestandslisten   0 Jahre   sofort
Auftragskostenbelege 10 Jahre    2011 
Auftragszettel 10 Jahre    2011 
Aufzeichnungen 10 Jahre    2011 
Ausfuhrunterlagen   6 Jahre    2015 
Ausgangsrechnungen 10 Jahre    2011 
Aushänge   0 Jahre   sofort
Auskunftsunterlagen   0 Jahre   sofort
Ausschusslisten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Außendienstabrechnungen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Außenhandelsunterlagen   6 Jahre    2015 
Auszahlungsbelege 10 Jahre    2011 
B
Bahnabrechnungen 10 Jahre    2011 
Bahnfrachtbriefe   6 Jahre    2015 
Bankbelege 10 Jahre    2011 
Bankbürgschaften   6 Jahre    2015 
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen 10 Jahre    2011 
Bauantragskostenkostennachweise   6 Jahre    2015 
Baubeschreibungen   6 Jahre    2015 
Baubücher (Inventurunterlage) 10 Jahre    2011 
Baugenehmigungen   6 Jahre    2015 
Beförderungspapiere   6 Jahre    2015 
Beherrschungsverträge (nach Beendigung) 10 Jahre    2011 
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Belege, soweit Buchungsbeleg (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre    2011 
Bestandsberichtigungen 10 Jahre    2011 
Bestandsermittlungen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2011 
Bestandsverzeichnisse 10 Jahre    2011 
Bestellungen   6 Jahre    2015 
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 10 Jahre    2011 
Betriebskostenabrechnung (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre    2011 
Betriebskrankenkasse (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Betriebsprüfungsberichte   6 Jahre    2015 
Betriebsratsangelegenheiten   0 Jahre   sofort
Betriebsunfallunterlagen   6 Jahre    2015 
Bewertungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Bewirtungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Bilanzbücher 10 Jahre    2011 
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre    2011 
Bilanzkonten 10 Jahre    2011 
Bilanzprotokolle für die EDV 10 Jahre    2011 
Bilanzunterlagen 10 Jahre    2011 
Bons 10 Jahre    2011 
Börsenaufträge   6 Jahre    2015 
Bruttoerlösnachweise   6 Jahre    2015 
Bruttolohnlisten   6 Jahre    2015 
Bruttolohnsammelkarten   6 Jahre    2015 
Bruttolohnstreifen   6 Jahre    2015 
Buchführungsprogramme 10 Jahre    2011 
Buchführungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Buchungsanweisungen 10 Jahre    2011 
Buchungsbelege 10 Jahre    2011 
Buchungsprotokolle für die EDV 10 Jahre    2011 
Buchungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Budget und Budgetunterlagen   0 Jahre   sofort
Bürgschaftsunterlagen   6 Jahre    2015 
C
Carnet-Zolldokumente   6 Jahre    2015 
Clearingauszüge   6 Jahre    2015 
Clearing-Belege 10 Jahre    2011 
Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung 10 Jahre    2011 
Codierungslisten 10 Jahre    2011 
Computerausdrucke mit Buchungsdaten 10 Jahre    2011 
COM-Verfahrensbeschreibungen 10 Jahre    2011 
CpD-Konto (Conto-pro-Diverse) 10 Jahre    2011 
D
Darlehenskonto 10 Jahre    2011 
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2015 
Darlehensverträge (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2015 
Datensicherungen 10 Jahre    2011 
Dauerauftragsunterlagen   6 Jahre    2015 
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 Jahre    2011 
Dauervorschüsse 10 Jahre    2011 
Debitorenkonten 10 Jahre    2011 
Debitorenlisten (wenn Bilanzunterlage) 10 Jahre    2011 
Deklarationen (wenn Versandunterlage)   6 Jahre    2015 
Depotauszüge 10 Jahre    2011 
Depotbestätigungen 10 Jahre    2011 
Depotbücher 10 Jahre    2011 
Deputatunterlagen   6 Jahre    2015 
DIN-Blätter   0 Jahre   sofort
Devisenunterlagen   6 Jahre    2015 
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV 10 Jahre    2011 
Doppelbesteuerungsunterlagen   6 Jahre    2015 
Dubiosenbücher 10 Jahre    2011 
E
Edelmetallbestände 10 Jahre    2011 
Edelmetallumsätze 10 Jahre    2011 
EDV-Journal 10 Jahre    2011 
Effektenbuch 10 Jahre    2011 
Effektenkassenquittungen 10 Jahre    2011 
Eichaufnahmen   6 Jahre    2015 
Eidesstattliche Versicherungen   6 Jahre    2015 
Einfuhrunterlagen   6 Jahre    2015 
Eingangsrechnungen 10 Jahre    2011 
Eingangsüberweisungsträger   6 Jahre    2015 
Eingliederungsverträge 10 Jahre    2011 
Einheitswertunterlagen   6 Jahre    2015 
Einkaufsbücher 10 Jahre    2011 
Einnahmenüberschussrechnung 10 Jahre    2011 
Einzahlungsbelege 10 Jahre    2011 
Energieverbrauchsunterlagen   6 Jahre    2015 
Erlösjournale 10 Jahre    2011 
Erlösstatistiken   0 Jahre   sofort
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre    2011 
Ersatzkassenunterlagen   6 Jahre    2015 
Essensmarkenabrechnungen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Eventualverbindlichkeiten 10 Jahre    2011 
Exportunterlagen   6 Jahre    2015 
Expressauslieferungsbücher 10 Jahre    2011 
F
Fahrtenbücher 10 Jahre    2011 
Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre    2011 
Fakturierjournale 10 Jahre    2011 
Fehlerjournale (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 10 Jahre    2011 
Fernschreiben (Handelsbriefe)   6 Jahre    2015 
Feuerversicherungsunterlagen   6 Jahre    2015 
Finanzberichte   6 Jahre    2015 
Frachtbriefe   6 Jahre    2015 
Frachttarife   0 Jahre   sofort
Frachtunterlagen   6 Jahre    2015 
Freistellungsauftrag für Kapitalerträge   6 Jahre    2015 
Freistempelabrechnungen 10 Jahre    2011 
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 10 Jahre    2011 
Fürsorgeunterlagen   6 Jahre    2015 
G
Garantiekarten, Garantiescheine   0 Jahre   sofort
Gebrauchsanweisungen   0 Jahre   sofort
Gebrauchsmusterunterlagen   6 Jahre    2015 
Gehaltsabrechnungen und -bücher (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Gehaltskonten   6 Jahre    2015 
Gehaltslisten 10 Jahre    2011 
Gehaltsquittungen 10 Jahre    2011 
Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre    2011 
Gemeinkostenverteilungsschlüssel   6 Jahre    2015 
Gemeinkostenzusammenstellungen   6 Jahre    2015 
Geschäftsberichte 10 Jahre    2011 
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)   6 Jahre    2015 
Geschenknachweise   6 Jahre    2015 
Gesellschaftsverträge 10 Jahre    2011 
Gewährleistungsverpflichtungen   6 Jahre    2015 
Gewerbesteuerunterlagen   6 Jahre    2015 
Gewinn- und Verlustrechnung 10 Jahre    2011 
Gewinnabführungsverträge 10 Jahre    2011 
Gewinnfeststellungen   6 Jahre    2015 
Grundbuchauszüge 10 Jahre    2011 
Grundbücher 10 Jahre    2011 
Grundlohnlisten 10 Jahre    2011 
Grundstücksunterlagen   6 Jahre    2015 
Grundstücksverzeichnis (wenn Inventar) 10 Jahre    2011 
Gutschriftanzeigen, Gutschriften 10 Jahre    2011 
H
Haftungsverhältnisunterlagen (Bilanzunterlagen) 10 Jahre    2011 
Handelsbilanz 10 Jahre    2011 
Handelsbriefe (außer Rechnungen u. Gutschriften)   6 Jahre    2015 
Handelsbücher 10 Jahre    2011 
Handelsregisterauszüge   6 Jahre    2015 
Hauptabschlussübersicht 10 Jahre    2011 
Hauptbücher und -karteien 10 Jahre    2011 
Hauptbuchkonten 10 Jahre    2011 
Hauptversammlung (z.B. Beschlüsse) 10 Jahre    2011 
Hinterlegungsanträge   6 Jahre    2015 
Hinterlegungsscheine   6 Jahre    2015 
Hypothekenbriefe   6 Jahre    2015 
Hypothekenpfandbriefe   6 Jahre    2015 
I
Importrechnungen 10 Jahre    2011 
Importunterlagen (Einfuhrbelege)   6 Jahre    2015 
Inkassobücher 10 Jahre    2011 
Inkassokarteien   6 Jahre    2015 
Inkassoquittungen 10 Jahre    2011 
Interne Berichte   0 Jahre   sofort
Inventare (Bilanzunterlagen) 10 Jahre    2011 
Inventurunterlagen 10 Jahre    2011 
Investitionsabrechnungen   6 Jahre    2015 
Investitionsanträge   0 Jahre   sofort
Investitionszulagenunterlagen   6 Jahre    2015 
J
Jahresabschlüsse 10 Jahre    2011 
Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre    2011 
Jahresabschlusslisten 10 Jahre    2011 
Jahreskontoblätter 10 Jahre    2011 
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Jubilarfeierunterlagen 10 Jahre    2011 
Jubiläumsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
K
Kalkulationsunterlagen   6 Jahre    2015 
Kantinenunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Kapitalerhöhungsunterlagen   6 Jahre    2015 
Kapitalverkehrsteuerunterlagen   6 Jahre    2015 
Kassenberichte 10 Jahre    2011 
Kassenbücher u. -blätter 10 Jahre    2011 
Kassenstreifen   6 Jahre    2015 
Kassenzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Kassenzettel (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Kaufverträge   6 Jahre    2015 
Kilometergeldabrechnungen 10 Jahre    2011 
Kommissionslisten   6 Jahre    2015 
Konnossemente   6 Jahre    2015 
Konsignationsunterlagen   6 Jahre    2015 
Kontenpläne / Kontenplanänderungen 10 Jahre    2011 
Kontenregister 10 Jahre    2011 
Kontenübersichten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Kontoauszüge 10 Jahre    2011 
Kontokorrentbücher 10 Jahre    2011 
Konzernabschlüsse 10 Jahre    2011 
Kostenartenpläne 10 Jahre    2011 
Kostenstellenpläne   6 Jahre    2015 
Kostenstellenstatistiken   0 Jahre   sofort
Kostenträgerrechnung   6 Jahre    2015 
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 10 Jahre    2011 
Kostenvoranschläge   6 Jahre    2015 
Kreditorenkonten 10 Jahre    2011 
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2015 
Kreditunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Kurssicherungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Kurzarbeitergeldanträge   6 Jahre    2015 
Kurzarbeitergeldlisten   6 Jahre    2015 
L
Laborberichte   0 Jahre  
Ladescheine 10 Jahre    2011 
Lageberichte 10 Jahre    2011 
Lagerbuchführungen 10 Jahre    2011 
Lagerprotokolle   6 Jahre    2015 
Lastschriftanzeigen 10 Jahre    2011 
Leasingunterlagen   6 Jahre    2015 
Leasingverträge (nach Vertragsende)   6 Jahre    2015 
Leergutabrechnungen   6 Jahre    2015 
Lieferscheine (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) 10 Jahre    2011 
Lizenzunterlagen 10 Jahre    2011 
Lohnbelege 10 Jahre    2011 
Lohnkonto   6 Jahre    2015 
Lohnlisten 10 Jahre    2011 
Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen 10 Jahre    2011 
Lohnsteuerkonten 10 Jahre    2011 
Lohnsteuerpauschalierung   6 Jahre    2015 
Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre    2011 
Lohnunterlagen   6 Jahre    2015 
Lohnvorschusskonten 10 Jahre    2011 
Luftfrachtbriefe   6 Jahre    2015 
M
Magnetbänder (mit Buchfunktion) 10 Jahre    2011 
Mahnbescheide   6 Jahre    2015 
Mahnungen   6 Jahre    2015 
Maklerschlussnoten   6 Jahre    2015 
Marktberichte   0 Jahre   sofort
Materialabrechnungen 10 Jahre    2011 
Materialbeanstandungen   6 Jahre    2015 
Materialentnahmescheine   6 Jahre    2015 
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2015 
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 10 Jahre    2011 
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen   6 Jahre    2015 
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 10 Jahre    2011 
Mineralölunterlagen 10 Jahre    2011 
Monatsinventuren   0 Jahre   sofort
Montageversicherungsakten 10 Jahre    2011 
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 Jahre    2011 
N
Nachkalkulationen 10 Jahre    2011 
Nachnahmebelege (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Nachnahmebelege (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Nebenbücher 10 Jahre    2011 
Nettolohnlisten 10 Jahre    2011 
Normblätter   0 Jahre   sofort
Normvorschriften   0 Jahre   sofort
Nutzflächenermittlung 10 Jahre    2011 
O
Obligationen   6 Jahre    2015 
Offene-Posten-Listen 10 Jahre    2011 
Orderlimitbücher   0 Jahre   sofort
Orderpapiere   6 Jahre    2015 
Organisationsunterlagen der Buchführung 10 Jahre    2011 
Organschaftsabrechnungen 10 Jahre    2011 
Organschaftsverträge 10 Jahre    2011 
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)   6 Jahre    2015 
Packzertifikate   6 Jahre    2015 
Patentunterlagen   6 Jahre    2015 
Pensionskassenunterlagen 10 Jahre    2011 
Pensionsrückstellungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Pensionszahlungen 10 Jahre    2011 
Pfandleihbücher 10 Jahre    2011 
Pfändungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Portokassenbücher 10 Jahre    2011 
Postaufträge   6 Jahre    2015 
Postbankauszüge 10 Jahre    2011 
Postbankbelege 10 Jahre    2011 
Postgebühren 10 Jahre    2011 
Postscheckbelege 10 Jahre    2011 
Preislisten   6 Jahre    2015 
Preisvereinbarungen   6 Jahre    2015 
Privatentnahmebelege 10 Jahre    2011 
Programmbeschreibung für EDV 10 Jahre    2011 
Proteste (Scheck, Wechsel)   6 Jahre    2015 
Protokolle (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Protokolle (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Provisionsabrechnungen 10 Jahre    2011 
Provisionsgutschriften 10 Jahre    2011 
Prozessakten 10 Jahre    2011 
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 10 Jahre    2011 
Q
Qualitätsberichte   6 Jahre    2015 
Quartalsabschlüsse (freiwillig)   0 Jahre   sofort
Quartalsabschlüsse (vorgeschrieben) 10 Jahre    2011 
Quittungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
R
Rabattangelegenheiten 10 Jahre    2011 
Rechnungen 10 Jahre    2011 
Rechnungsabgrenzungsermittlung 10 Jahre    2011 
Registrierkassenstreifen (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre    2011 
Rentabilitätsberechnungen   0 Jahre   sofort
Rentenversicherungsnachweise   6 Jahre    2015 
Repräsentationsaufwendungen 10 Jahre    2011 
Repräsentationskosten 10 Jahre    2011 
Rückscheine   6 Jahre    2015 
Rückstellungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Rückwareneingangsjournale   6 Jahre    2015 
S
Sachanlagevermögenskarteien 10 Jahre    2011 
Sachkonten 10 Jahre    2011 
Saldenbestätigungen 10 Jahre    2011 
Saldenbilanzen 10 Jahre    2011 
Schadensmeldungen   6 Jahre    2015 
Schadensunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Scheck- und Wechselunterlagen   6 Jahre    2015 
Scheckbestandsaufnahmen 10 Jahre    2011 
Schecks   6 Jahre    2015 
Schreiben (wenn Handelsgeschäft)   6 Jahre    2015 
Schriftwechsel   6 Jahre    2015 
Schuldscheine   6 Jahre    2015 
Schuldtitel 10 Jahre    2011 
Sicherungsübereignungen   6 Jahre    2015 
Skontounterlagen 10 Jahre    2011 
Sondergutschriften 10 Jahre    2011 
Sozialleistungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Sozialpläne   6 Jahre    2015 
Sozialversicherungsbeitragskonten   6 Jahre    2015 
Sparprämienanträge   6 Jahre    2015 
Sparurkunden   6 Jahre    2015 
Speditionsversicherungsscheine   6 Jahre    2015 
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre    2011 
Spendenbescheinigungen 10 Jahre    2011 
Steuerbescheide und -erklärungen 10 Jahre    2011 
Steuerrückstellungsberechnungen 10 Jahre    2011 
Steuerunterlagen   6 Jahre    2015 
Stornobelege 10 Jahre    2011 
Stundenlohnzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
T
Tätigkeitsberichte (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Tagebücher der Handelsmakler 10 Jahre    2011 
Teilzahlungsbelege   6 Jahre    2015 
Telefonkostennachweise 10 Jahre    2011 
Telefonkostennachweise (kein Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Testate als Bilanzteil 10 Jahre    2011 
Transportschadenunterlagen   6 Jahre    2015 
Transportversicherungsanmeldungen   6 Jahre    2015 
Transportversicherungsaufträge   6 Jahre    2015 
Trennungsgeldermittlungen 10 Jahre    2011 
U
Übereignungsverträge   6 Jahre    2015 
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)   6 Jahre    2015 
Überstundenlisten   6 Jahre    2015 
Überweisungsbelege 10 Jahre    2011 
Umbuchungsbelege 10 Jahre    2011 
Umsatzsteuervergütungen 10 Jahre    2011 
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 Jahre    2011 
Umwandlungsbilanzen 10 Jahre    2011 
Umwandlungsunterlagen   6 Jahre    2015 
Unfallverhütungsvorschriften   0 Jahre   sofort
Unfallversicherungsunterlagen   6 Jahre    2015 
Unternehmerlohnverrechnungen   6 Jahre    2015 
Urlaubsanträge   0 Jahre   sofort
Urlaubslisten für Rückstellungen 10 Jahre    2011 
V
Valuta-Belege 10 Jahre    2011 
Verbindlichkeiten 10 Jahre    2011 
Verfrachtungsaufträge   6 Jahre    2015 
Verkaufsbelege 10 Jahre    2011 
Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre    2011 
Vermögensteuerunterlagen   6 Jahre    2015 
Vermögensverzeichnis 10 Jahre    2011 
Vermögenswirksame Leistungen   6 Jahre    2015 
Verpfändungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Verrechnungskonten 10 Jahre    2011 
Versandanmeldungen   6 Jahre    2015 
Verrechnungspreisunterlagen 10 Jahre    2011 
Versand- und Frachtunterlagen (wenn Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Verschiffungsunterlagen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Versicherungspolicen (wenn Buchungsbeleg)   6 Jahre    2015 
Versorgungsunterlagen 10 Jahre    2011 
Versteigerungsunterlagen   6 Jahre    2015 
Verträge   6 Jahre    2015 
Vertreterunterlagen   6 Jahre    2015 
Vertreterverzeichnisse   0 Jahre   sofort
Verwahrungsbücher für Wertpapiere 10 Jahre    2011 
Verzugszinsbelastung   6 Jahre    2015 
Viehregister 10 Jahre    2011 
Vollmachten (Urkunden)   6 Jahre    2015 
Vollständigkeitserklärungen 10 Jahre    2011 
Vorauszahlungsbelege 10 Jahre    2011 
Vorschusskonten 10 Jahre    2011 
Vorschusslisten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
VwL-Unterlagen 10 Jahre    2011 
W
Währungsforderungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Warenabgabescheine   6 Jahre    2015 
Warenbestandsaufnahmen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2011 
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre    2011 
Warenverkehrsbescheinigungen   6 Jahre    2015 
Wechsel   6 Jahre    2015 
Wechsel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Wechselbuch 10 Jahre    2011 
Wechselobligation 10 Jahre    2011 
Weihnachtsgratifikation (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Werbegeschenknachweise 10 Jahre    2011 
Werbekosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Werksrentenanträge   6 Jahre    2015 
Werkstattabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Werkzeugkosten (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Werkzeugregister als Inventar 10 Jahre    2011 
Wertberichtigungen (Inventurunterlage) 10 Jahre    2011 
Wertpapieraufstellungen (Bilanzunterlage) 10 Jahre    2011 
Wertpapierkurse (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Wildhandelsbücher 10 Jahre    2011 
Wochenzettel (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Z
Zahlungsanweisungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Zahlungsträger 10 Jahre    2011 
Zeichnungsvollmachten   6 Jahre    2015 
Zessionen   6 Jahre    2015 
Zinsabrechnungen 10 Jahre    2011 
Zinsberechnungen (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Zinsberechnungsunterlagen   6 Jahre    2015 
Zinsstaffeln   6 Jahre    2015 
Zollbelege   6 Jahre    2015 
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 10 Jahre    2011 
Zugangsjournale   6 Jahre    2015 
Zuschüsse des Arbeitgebers (wenn Buchungsbeleg) 10 Jahre    2011 
Zustellungsquittungen   6 Jahre    2015 
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre    2011 
Zwischengewinnermittlung  (für vorgeschriebene Konzernabschlüsse)   6 Jahre    2015 

Verlängerte Aufbewahrungspflichten

Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist

Grundsätzlich beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre. Der Frist beginnt am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde zu laufen. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

  • auf fünf Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "leichtfertige Steuerverkürzung" (Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) ermittelt,
  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzbehörde eine "Steuerhinterziehung" (Straftat nach § 370 AO) ermittelt.

Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann jedoch durch eine Reihe von Ereignissen auch gehemmt werden. Deshalb sind Unterlagen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • für eine bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
  • für ein schwebendes aufgrund einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung angestrebtes Rechtsbehelfsverfahren,
  • für anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • zur Begründung von Steueranträgen des Steuerpflichtigen..
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