Weg damit: Diese Geschäftsunterlagen können Sie 2011 vernichten

Der Gesetzgeber bestimmt, dass bestimmte Geschäftsunterlagen in Unternehmen eine gewisse Zeit lang von dem Tag an, an dem sie erstellt wurden, aufbewahrt werden. Aber irgendwann ist es dann auch genug. 

Folgende Unterlagen dürfen ab 01.01.2012 vernichtet werden:
 

  • Aufzeichnungen aus 2000 oder früher,
  • Inventare, die bis zum 31.12.2000 aufgestellt wurden,
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2000 oder früher aufgestellt wurden,
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2000 oder früher,
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2004 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden,
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2004 oder früher.

Dabei sind jedoch eventuelle Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.

Art der UnterlageAufbewahrungsfrist
  
A 
Abrechnungsunterlagen10 Jahre
Abschlussbuchungsbelege10 Jahre
Abschlusskonten10 Jahre
Abschreibungsunterlagen10 Jahre
Abtretungserklärungen  6 Jahre
Akkreditive  6 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse  6 Jahre
Angestelltenversicherung (Belege)10 Jahre
Anlagenvermögensbücher- und Karteien10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage  6 Jahre
Auftragsbestätigungen  6 Jahre
Auftragsbücher  6 Jahre
Auftragskostenbelege10 Jahre
Auftragszettel10 Jahre
Aufzeichnungen10 Jahre
Ausgangsrechnungen10 Jahre
Außendienstabrechnungen10 Jahre
Auszahlungsbelege10 Jahre
B
Bankbelege10 Jahre
Bankbürgschaften  6 Jahre
Bestandsermittlungen10 Jahre
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)  6 Jahre
Betriebskostenrechnungen10 Jahre
Bewirtungsunterlagen10 Jahre
Bilanzen, (Jahresbilanzen) Bilanzbücher, Bilanzkonten, Bilanzprotokolle für die EDV, Bilanzunterlagen10 Jahre
Buchungsbelege10 Jahre
Buchungsprotokolle für die EDV10 Jahre
Buchungsunterlagen10 Jahre
Bürgschaftsunterlagen  6 Jahre
C
Carnet-Zolldokumente  6 Jahre
Computerausdrucke mit Buchungsdaten10 Jahre
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre
Datensicherungen10 Jahre
Debitorenkonen und Debitorenlisten10 Jahre
Devisenunterlagen  6 Jahre
Dubiosenbücher10 Jahre
E
Einfuhrunterlagen  6 Jahre
Eingangsrechnungen10 Jahre
Einzahlungsbelege10 Jahre
Erlösjournale10 Jahre
Eröffnungsbilanzen10 Jahre
F
Fahrtenbücher10 Jahre
Fahrtkostenerstattungen10 Jahre
Finanzberichte  6 Jahre
Frachtbriefe  6 Jahre
G
Gehaltsabrechnungen und -bücher10 Jahre
Gehaltslisten10 Jahre
Geschäftsberichte10 Jahre
Geschäftsbriefe  6 Jahre
Gesellschaftsverträge10 Jahre
Gewerbesteuerunterlagen  6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung10 Jahre
Grundbuchauszüge10 Jahre
Gutschriftanzeigen10 Jahre
H
Handelsbilanz10 Jahre
Handelsbriefe  6 Jahre
Handelsregisterauszüge  6 Jahre
Hypothekenpfandbriefe  6 Jahre
I
Importrechnungen10 Jahre
Inventurunterlagen10 Jahre
J
Jahresabschlüsse10 Jahre
Jahreskontoblätter10 Jahre
Journale10 Jahre
Jubilarfeierunterlagen10 Jahre
Jubiläumsunterlagen10 Jahre
K
Kassenberichte10 Jahre
Kassenbücher u. -blätter10 Jahre
Kassenzettel (Buchungsunterlage)10 Jahre
Kaufverträge  6 Jahre
Kontenpläne/Kontenplanänderungen10 Jahre
Kontoauszüge10 Jahre
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)10 Jahre
Kostenvoranschläge  6 Jahre
Kreditorenkonten10 Jahre
L
Leasingunterlagen  6 Jahre
Lohnbelege10 Jahre
Lohnunterlagen  6 Jahre
Luftfrachtbriefe  6 Jahre
M
Mahnbescheide, Mahnungen  6 Jahre
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre
N 
Nachnahmebelege10 Jahre
Nebenbücher10 Jahre
O
Obligationen  6 Jahre
Offene-Posten-Listen10 Jahre
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)  6 Jahre
Pensionsrückstellungsunterlagen10 Jahre
Pensionszahlungen10 Jahre
Pfändungsunterlagen10 Jahre
Portokassenbücher10 Jahre
Postbankauszüge10 Jahre
Postscheckbelege10 Jahre
Privatentnahmebelege10 Jahre
Proteste (Scheck, Wechsel)  6 Jahre
Provisionsabrechnungen10 Jahre
Q
Quittungen10 Jahre
R
Rechnungen10 Jahre
Reisekostenabrechnungen10 Jahre
Rentenversicherungsnachweise  6 Jahre
Rückstellungsunterlagen10 Jahre
S
Sachkonten10 Jahre
Schadensmeldungen und -unterlagen  6 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen  6 Jahre
Schriftwechsel  6 Jahre
Sicherungsübereignungen  6 Jahre
Skontounterlagen10 Jahre
Steuerbescheide und -erklärungen10 Jahre
Stornobelege10 Jahre
T
Telefonkostennachweise10 Jahre
Transportschadenunterlagen  6 Jahre
Transportversicherungsanmeldungen  6 Jahre
U
Überweisungsbelege10 Jahre
Umbuchungsbelege10 Jahre
Umsatzsteuervergütungen10 Jahre
Umsatzsteuervoranmeldungen10 Jahre
V
Verbindlichkeiten10 Jahre
Verkaufsbücher, -journale10 Jahre
Vermögensteuerunterlagen  6 Jahre
Vermögensverzeichnis10 Jahre
Verrechnungskonten10 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen  6 Jahre
Versicherungspolicen  6 Jahre
Verträge (nach Vertragsende soweit steuerrechtlich relevant)10 Jahre
Vertreterunterlagen  6 Jahre
Vollmachten (Urkunden)  6 Jahre
W
Währungsforderungen10 Jahre
Wechsel10 Jahre
Weihnachtsgratifikation10 Jahre
Werbegeschenknachweise10 Jahre
Werbekosten, Belege über10 Jahre
Wertberichtigungen10 Jahre
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen10 Jahre
Z
Zahlungsanweisungen/-belege10 Jahre
Zahlungsträger10 Jahre
Zessionen  6 Jahre
Zinsabrechnungen10 Jahre
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer10 Jahre
Zwischenbilanzen10 Jahre

Nicht vernichtet werden dürfen Unterlagen, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen

Es ist darauf zu achten, dass die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.;

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